発表会の案内には、教室を知りたい人が読むお知らせと、出演する家庭が準備するための連絡があります。全員の集合時刻や演奏順を公開する必要はありません。ピアノ教室の先生向けに、公開する情報と参加者に送る情報を分け、確定した条件を伝える書き方を説明します。
今回のお知らせが誰に向けたものか決める
外部の見学を受け付ける会か、関係者のみの会かを先に確認します。日時や会場が決まっていても、誰でも来場できるとは限りません。予約、入場料、受付窓口、撮影の扱いなど、来場者が行動を決める条件を添えます。
ピティナの発表会一覧には、各教室の会場や日程が掲載されています。先生の教室でも、見学対象と開催日を一組で示すと判断しやすくなります。掲載された他教室の開催内容を、自教室の実績や予定に転用しません。
公開案内は確定した日程と見学条件を中心にする
題名、開催日、会場、見学対象、申込みの要否、確認先をそろえます。会場の確保前や開催判断前なら、確定した発表会として募集しません。準備中の告知を行う場合は、決まっている範囲と次のお知らせの方法を明示します。
例えば「教室関係者を対象に開催します。一般の見学受付は行いません」という案内なら、見学申込ボタンは置きません。受付終了後はボタンと本文を両方更新し、古いSNS投稿から来た人も現状が分かるページにします。
参加者には費用と準備の判断材料を先に渡す
参加が任意か、教室の受講条件に含まれるかを先生の運営に合わせて記します。費用は参加費だけか、別途必要な項目があるかを確認し、曖昧な「実費」の一言で済ませないようにします。変更や辞退の扱いも、決まっている条件を参加前に伝えます。
参加が決まった家庭には、曲の準備、集合場所、必要な持ち物、当日の連絡先を個別案内で送ります。演奏順、氏名、写真の掲載を別々に確認し、参加の同意だけでホームページ掲載の許可が得られたと扱わないようにします。
参加決定・準備・当日の連絡を分ける
長い一通だけに全情報を入れると、後で追加した集合時刻を見落としやすくなります。最初は参加条件、次は準備事項、開催前は当日の確定情報というように、時点ごとに必要な情報を伝えます。変更がない項目まで毎回違う文面にしないことも大切です。
連絡用の記録には、送信日、変更内容、先生の確認担当を残します。公開ページの時刻と参加者用の集合時刻が違うときは、それぞれ「開演」「出演者集合」と明記してください。
終了した案内を活動報告として残す
終了後は開催済みと分かる日付を付け、申込みボタンを外します。許可のある写真や実際に行った活動だけを掲載し、発表会の開催を上達や入賞の保証に結び付けません。次回予定が未定なら、そのまま未定として扱います。
サイトに必要な情報、アクセスの案内も参考に、活動紹介と来場案内を整えましょう。Acquaのピアノ教室向けホームページ制作へは、開催条件と掲載できる素材をご相談ください。