ACQUA JOURNAL
ChatGPTのプロンプト例20選｜業務の手間と確認事項を減らす使い方
「依頼した文章が使えない」「会議のまとめに抜けがある」。ChatGPTを試したものの、仕事にどう取り入れればよいか迷うことがあります。
プロンプトは、AIに頼む作業の内容を伝える指示文です。目的、必要な背景、使ってよい資料、ほしい形を具体的にすると、やり直しを減らせる場合があります。ただし、指示を整えれば正しい回答が保証されるわけではありません。元資料にない数字や条件を補ってしまうこともあります。
この記事では、営業、問い合わせ対応、広報、経理、人事、会議、分析などで使える20の下書き例と、人が確認する点を紹介します。機密情報や顧客情報は、会社の規程と利用サービスの条件を確認するまで入力しないでください。
まず決めること
テンプレートをコピーする前に、次の点を決めます。
- 誰の、どんな困りごとを減らす作業か。
- AIに任せる範囲と、人が最後に判断する範囲はどこか。
- 参照してよい資料は何か。資料の内容は最新か。
- 出力を誰が、どの基準で確認するか。
- 準備、確認、修正まで含めて、今の方法より時間や費用に見合うか。
たとえば「問い合わせを減らす」だけでなく、「営業時間や料金を知りたいお客さまが、最新の案内へ自分でたどり着けるようにする」と決めます。問い合わせが減っても、誤案内の訂正や確認の仕事が増えるなら、目的は達成していません。
プロンプトの基本形
以下の項目から、その作業に必要なものだけを使います。
入力する指示文の例： 目的：誰のどんな作業を助けるか 依頼：AIにしてほしいこと 背景：目的に関係する必要最小限の情報 使ってよい資料：資料名や本文。資料外の情報が必要なら不足点を指摘する 出力形式：文章、箇条書き、表など 条件：文体、長さ、含める内容、含めない内容 確認事項：不明点、仮定、根拠のない内容を分けて示す
「あなたは15年の経験を持つ専門家です」と指定しても、AIに本当の職歴や資格が生まれるわけではありません。役割は視点や文体の指示として使い、実績や専門判断の根拠にはしないでください。
背景は多ければよいとは限りません。依頼に関係する内容に絞ります。公開前提でない顧客名、個人情報、パスワード、契約全文、未公開の売上などは、会社の利用規程・承認・サービスの保存と利用条件を確認し、入力が許可された範囲だけを使います。試行時は架空の値や個人・会社を特定できない形へ置き換えます。
どの例にも付ける確認ルール
次の共通文を各プロンプトの末尾に付けると、資料にない情報や不明点を見分けやすくなります。
入力する指示文の例： 共通ルール：渡した情報にない事実、数字、日付、条件、出典、経験を作らないでください。不明点は推測で埋めず「未確認」とし、判断に必要な追加情報を質問してください。資料の事実、仮定、提案を分けてください。外部へ送信・公開・確定する前に、担当者が確認する項目を最後に列挙してください。
このルールを書いても、AIが必ず守るとは限りません。重要な内容は元資料と突き合わせてください。OpenAIも、生成結果が一定でないこと、業務の代表的な入力を使って出力を測り、反復して調整することを案内しています。プロンプト設計の公式ガイドと出力を測定して改善する公式ガイド
業務別プロンプト例20選
各例の [ ] を自社の情報に置き換えます。情報がない欄は空欄のままにし、共通ルールを末尾に追加してください。
業務区分：営業
1. 提案書の下書き
入力する指示文の例： 次の面談メモと当社のサービス資料だけを使い、提案書の構成案を作成してください。 相手の課題：[確認済みの内容] 提案候補：[サービスと確認済みの提供条件] 使える根拠：[資料名、実測値、確認日] 章立ては「相手の課題」「提案内容」「確認が必要な条件」「次の相談事項」にしてください。効果の数字を計算する場合は式と仮定を分け、根拠のない効果を約束しないでください。
確認：料金、納期、作業範囲、成果の約束は、社内の正式条件と担当者が照合します。
2. お断りメールへの返信
入力する指示文の例： 次のメールへの返信案を作成してください。 相手の文面：[個人情報を除いた本文] こちらから伝えてよい内容：[確認済みの内容] 相手の判断を尊重し、理由を詮索せず、今後の連絡を強く迫らない文章にしてください。未確認の条件や約束を足さないでください。
確認：宛名、経緯、再連絡の希望、署名は送信前に担当者が確認します。
3. 競合との比較材料
入力する指示文の例： 提供した当社資料と競合各社の公開資料を比較してください。 比較する項目：[利用条件、機能、サポート等] 各情報に出典URLと確認日を付けてください。資料から確認できない項目は「未確認」とし、優劣を作らないでください。最後に、顧客の課題ごとに追加で確認すべき質問を挙げてください。
確認：競合への評価や比較表は公開情報と利用条件を再確認します。推測した価格・シェア・効果を営業資料へ載せません。
業務区分：問い合わせ対応
4. クレームへの返信案
入力する指示文の例： 次の記録をもとに、顧客への返信案を作成してください。 確認できている事実：[受付記録] 調査中の点：[未確認事項] すでに承認された対応：[返金・交換・調査等] 謝意を示し、確認済みの事実と未確定の点を分けてください。原因、補償、完了時期を作らず、人が次に確認する項目を示してください。
確認：補償、責任、再発防止、回答期限を担当者が承認してから送信します。
5. FAQの下書き
入力する指示文の例： 以下の製品資料から、利用者が迷いやすい質問と回答の案を作成してください。 対象者：[利用者] 資料：[公開してよい現行資料] 回答ごとに根拠となる資料名と該当箇所を示してください。料金、対象外、例外条件が資料にない場合は回答を作らず、確認事項にしてください。
確認：公開FAQは料金、受付条件、例外、更新日を担当者が確認します。
業務区分：広報・マーケティング
6. 顧客の疑問に答える記事構成
入力する指示文の例： 次の顧客質問に答える記事の構成案を作成してください。 質問：[実際に受けた質問] 想定する読者：[状況や知識] 自力で解決できること：[記事内で説明する手順] 相談が必要な条件：[担当者へ渡す条件] 見出しごとに、読者が分かることと、必要な根拠資料を挙げてください。検索順位、問い合わせ数、成果を保証する表現は入れないでください。
確認：記事の答えを省いて相談へ誘導していないか、専門条件が正しいかを確認します。
7. SNS投稿の下書き
入力する指示文の例： 次の情報を使い、[媒体名]向けの投稿案を複数作成してください。 伝える事実：[確認済み情報] 読者にしてほしいこと：[任意の行動] ブランドの文体：[例] 誤解を招く誇張、未確認の実績、虚偽の急ぎを避けてください。文字数や使用できる機能は、公開前に媒体の現在の仕様を確認できるよう注記してください。
確認：最新の文字数・リンク表示・広告表示などは公開時点の媒体仕様で確認します。
8. メール件名の案
入力する指示文の例： 次のメール内容を正しく表す件名案を作成してください。 内容：[実際に案内する内容] 対象者：[対象読者] 避ける表現：[事実でない割引、期限、成果等] 読者が本文の内容を想像できる案を作り、件名だけで誤認を誘う表現は避けてください。公開時に確認すべき文字数制限があれば最後に書いてください。
確認：開封率や売上を約束せず、必要であれば同条件で比較します。
業務区分：経理・社内ルール
9. 経費精算ルールの説明
入力する指示文の例： 次の社内規程を、新入社員が読める説明に整理してください。 対象規程：[承認済みの規程本文] 申請に必要なもの：[規程に記載された項目] 例外・問い合わせ先：[確認済みの内容] 「できること」「必要な手順」「確認が必要な場合」に分けてください。規程に書かれていない税務・会計上の判断は加えず、抜けている条件を示してください。
確認：規程の最新版、金額、承認者、証憑の扱いを経理担当者が確認します。
10. 月次報告の要約
入力する指示文の例： 次の月次データを、経営者向けに短く整理してください。 期間と単位：[対象月、円/件数等] データ：[集計表] 定義：[売上、前月比などの算出方法] 確認済みの特記事項：[出典] 数値を再計算して式を示してください。観測された変化と、その原因の仮説を分け、データにない原因や推奨を事実として書かないでください。
確認：期間、分母、税込/税抜、計算、会計上の解釈を担当者が確認します。
業務区分：人事・採用
11. 求人票の下書き
入力する指示文の例： 承認済みの募集条件から求人票の下書きを作成してください。 職種と業務：[実際の職務] 雇用条件：[確定済みの条件] 応募者に伝える会社情報：[確認済み情報] 不明な給与・勤務時間・福利厚生・応募要件は作らず、空欄または確認事項にしてください。抽象的な「社風に合う人」ではなく、業務に必要な役割と能力を記載してください。
確認：労務・採用の担当者が条件、表現、掲載内容を確認します。
12. 面接質問案
入力する指示文の例： 次の職務要件に対応する面接質問と評価基準の案を作成してください。 業務：[職務内容] 必須の能力：[業務に関係する能力] 評価基準：[具体的な行動や成果の例] 全候補者に同じ基準を使える形にし、家族、健康、出身など職務に関係しない個人情報を質問しないでください。採否を自動決定せず、評価者が根拠を記録する欄を作ってください。
確認：質問と基準が職務に必要か、社内の採用ルールに合うかを人事担当者が確認します。
業務区分：企画・経営
13. SWOTの整理
入力する指示文の例： 提供資料をもとにSWOTの整理案を作成してください。 会社・サービス：[確認済み情報] 市場と顧客：[出典付きの情報] 期間：[対象期間] 各項目に根拠または「仮説」を付けてください。強みと機会を混同せず、資料にない情報を補わないでください。最後に、確かめるための質問を挙げてください。
確認：社内評価と外部情報を分け、優先策は担当者が決めます。
14. 新しいサービス案の検討
入力する指示文の例： 次の顧客課題から、検証できるサービス案を整理してください。 確認した課題：[顧客の声や記録] 使える資源：[人員、技術、予算の確定情報] 制約：[期限、対応範囲] 案ごとに、必要な確認、試作品、想定コストの前提を分けてください。売上や成功を予測として断定せず、最初に顧客へ確かめる質問を提案してください。
確認：需要、価格、納期、提供能力は顧客への確認と原価計算で判断します。
業務区分：会議・社内コミュニケーション
15. 議事録の整理
入力する指示文の例： 以下のメモを議事録案に整理してください。 メモ：[共有が許可された内容] 「決定事項」「検討中」「担当と期限が明記された作業」「次回確認」に分けてください。担当者名や期限が書かれていない場合は推測せず「未定」とし、発言の要約と決定を区別してください。
確認：決定・担当・期限の記録を参加者が確認します。外部共有前に不要な個人情報を除きます。
16. 社内告知の下書き
入力する指示文の例： 次の確定情報から社員向け告知を作成してください。 変更点：[承認済みの内容] 開始日：[確定日] 対象者：[対象範囲] 問い合わせ先：[担当窓口] 「何が変わるか」「いつからか」「社員がすること」を簡潔に説明してください。未決定の情報は書かず、問い合わせ先が不明なら確認事項にしてください。
確認：日付、対象、連絡先、承認者を送信前に確認します。
業務区分：データ分析
17. アンケート結果の要約
入力する指示文の例： 次の集計済みアンケート結果を要約してください。 対象期間と回答数：[定義と件数] 質問文と選択肢：[原文] 結果：[集計表] 未回答・対象外：[件数と定義] 事実として言える結果、追加調査が必要な仮説、回答数の制約を分けてください。個人を推測できる情報は出力しないでください。
確認：質問設計、回答数、割合の分母、個人が特定されない集計かを確認します。
18. 売上データの変化を見る
入力する指示文の例： 次の売上データの変化を、期間と定義を保って整理してください。 データ：[集計値] 売上の定義と単位：[定義] 比較する期間：[前月、前年同月等] キャンペーン等の確認済み情報：[出典] 変化した月と数値を示し、原因が資料にない場合は仮説としてください。予測を作る場合は計算方法、仮定、不確実な点を明記し、事実と混ぜないでください。
確認：値、対象期間、返品・税・季節性など必要な定義を担当者が確認します。
業務区分：文章・説明
19. ビジネスメールの翻訳
入力する指示文の例： 次のメールを[言語]に翻訳してください。 原文：[送信が許可された内容] 相手との関係：[取引先、社内等] 希望する丁寧さ：[指定] 金額、期限、責任、契約条件を変えず、曖昧で訳し分けが必要な部分は候補と確認事項を併記してください。読みやすくするために原文にない約束を追加しないでください。
確認：契約、法務、金額、期限の翻訳は、内容を理解できる担当者が照合します。
20. 専門用語を説明する
入力する指示文の例： 次の資料に基づき、[対象者]向けの説明案を作成してください。 概念：[用語] 参照資料：[出典] 説明の目的：[読者が理解して決めること] 必要な専門語だけを短く定義してください。比喩を使う場合は、どの点が同じでどの点が異なるかを記し、資料にない利点や制約を作らないでください。
確認：説明の簡略化で、条件やリスクが消えていないかを専門担当者が確認します。
使い続けるかを確かめる
まず、繰り返し発生する一つの作業を選びます。承認された資料や匿名化したデータで試し、実際の作業に近い入力で結果を確認します。日常的な例だけでなく、情報が不足する例、資料同士が食い違う例、対象外の質問も含めます。
試した後は、次を記録します。
- 作業を始めてから確認済みの結果になるまでにかかった時間
- 修正や再生成にかかった時間
- 事実誤認、見落とし、利用者への影響
- 入力資料を準備・更新する時間
- 使用料、必要なツール、担当者の工数
- 顧客や社員が当初の困りごとを解決できたか
使ったプロンプト、モデル、参照資料の版を残すと、変化を追いやすくなります。モデルや設定が変わった後も、同じ例で再確認してください。結果を見てプロンプトを直し、それでも改善しなければ入力資料や作業自体も見直します。
AIで下書きが速くなっても、確認・修正・情報管理を含む全体の仕事が増えていれば、導入の効果は出ていません。空いた時間を顧客への個別対応や、優先度の高い仕事へ回せたかも見ます。品質が保てず、工数・費用に見合わなければ、対象を狭める、FAQや手順を整える、利用をやめる選択もできます。
情報の扱いを確認する
ChatGPTのデータ設定は、利用するプランやアカウントによって異なります。OpenAIの案内では、個人アカウントは「Improve the model for everyone」設定で新しい会話の学習利用を停止できます。ChatGPT BusinessやAPIなど組織向けサービスは、入力・出力をモデル学習へ使わないことが既定とされています。設定と条件は変わるため、利用前にChatGPT Data ControlsとOpenAIのBusiness/APIデータ案内を確認してください。
学習利用の設定だけで、データの保存、組織規程、第三者サービス、アクセス権、送信先まで決まるわけではありません。入力が許可されていない情報は入れないでください。AIの文章をそのまま送信・掲載・採用判断に使わず、担当者が確認します。
Acquaへ相談するとき
どの仕事からAIを試すか、どんな情報を使ってよいか、出力を誰が確認するかを決めるのが難しい場合は、作業の流れと困っている点から整理します。企業向けの相談方法とAcquaのAI活用支援では、業務の棚卸し、AIを使う範囲、入力や確認のルール、小さな試行と改善を案内しています。
プロンプト作成、社内研修、ChatGPTの個別設定をどこまで受託できるかは、現在の公開案内だけでは一律に確認できません。必要な作業、使う環境、資料、確認者、公開・保守範囲を相談時に整理し、担当範囲と費用を合意してから進めます。制作会社がWordPressやWebページの実装・公開補助を相談する場合は、制作会社向け支援をご覧ください。
相談する場合は、困っている作業、使える資料、入力できない情報、試す対象を分かる範囲でご用意ください。未公開の契約書や顧客情報、パスワードは、共有方法を確認するまで問い合わせ欄に記入しないでください。問い合わせはこちら
まとめ
プロンプトは、仕事の目的と条件を伝えるための指示文です。具体的な背景や出力形式は役立ちますが、役割を指定しても経験や正確さは保証されません。資料にない数字や条件を作らないこと、人が確認すること、入力してよい情報だけを使うことを、例文と一緒に決めましょう。
効果はプロンプトの見栄えではなく、顧客や社員の困りごとが解決したか、確認と修正を含めて工数・費用が下がったかで判断します。試しても効果がない場合は、資料や作業手順を整えるほうが先かもしれません。
